スマホで大事な資料や情報管理するテクニック

こんにちは、miiです(^^♪

仕事をスマートフォンで行うようになると中にたくさんのデータがあふれてきてしまいます。

以前受け取ったデータはどこにあったっけ?

あの人の連絡先は?など必要な情報を探すのに手間取ってしまう事も。。

そんな時に役立つテクニックを今日は書いていきます。

●散らばったメモや書類を一か所にまとめて保存しておく

アドレス帳には取引先の連絡先、写真には資料の画像、メールに添付されたPDF資料。

複数のアプリに情報がバラバラに入っているのは探す手間もあり、効率が悪い。

パソコンならウィンドウをたくさん開けばいいのに対してスマートフォンではそうはいかないです。

なので、事前にメモアプリを使って、一つの取引、一つの会議、に対して必要な情報はまとめておくと便利です。

そこで使えるのが「Google keep」

一つの何かに対して情報をまとめておくものとしては、プライベートの物でもとっても使えます(*’ω’*)

keepに電話番号を書いておけばタップするだけで、電話もかけれる。

URLをメモしておいてもタップしたらすぐアクセス出来ます。

画像などのファイルも集める事が出来るので、メモに情報を集めてタイトルに題名を入れておけば、即座に関連する項目を開けるようになります。

※「Googlekeep」の詳しい活用法は「メモを取るスマホ&PCテクニック」でご紹介してます♩

●別のアプリで開いた資料を確認しながら作業

スマホを仕事に活用していると、複数のアプリを同時に開いて作業をしたくなる事があります。

ウェブページを探しながら文書を編集したり、エクセルのシートを見ながらメールを書いたり。

そうした作業を行うときは、スマートフォンのマルチタスクの機能を活用しましょう。

スマホは新しくアプリを開くとき、直前に使っていたアプリは終了させずに、バックグラウンドに待機しています。

バックグラウンドに待機しているアプリはAndroidの場合ホームボタンの右隣にある履歴ボタンを押すと縮小画面で表示されるので、直前のアプリを開きなおす必要なく内容を確認しながら作業ができます。

●複数のサイトのログイン情報をスマホで管理

ショッピングサイトや社内のシステム等、パスワードを入力して利用するサイトを頻繁に利用する場合は

ウェブブラウザーのパスワード保存機能を使うのが便利です。

メールアドレスやユーザー名・パスワードをログインURLに紐づけて覚えてくれます。

また、ネット銀行など、パスワードを記憶させたくないサイトの登録を抹消する事も出来ます。

⑴Google chrome右上のマークをタップ

⑵「設定」をタップ

⑶「パスワードの保存」をタップ

⑷「パスワードの保存」をオンにする

何のパスワードをきろくしているかはその下にある「passwords.google.comでの保存パスワードの表示と管理」を押すと確認できます。

●何度もパスワードを入れる手間を減らす・スマートフォンのロックを強化する

ここ数年、指紋認証機能が搭載されたスマートフォンが増えてきました。

この認証機能はおもにスマホのロックを解除する為に使われます。

端末に指紋を登録しておくことで、近くの人に入力中のパスワードを盗み見られなくなるというメリットもあります。

⑴設定から「ロック画面とセキュリティー」をタップ

※端末により名称は違いますが、「セキュリティー」と書いてある場所にあるはずです。

⑵「機器のセキュリティー」の「指紋設定」をタップ

※機種によっては「pixel Imprint」をタップ

⑶「指紋認証によるロック解除」が出てきたら、「次へ」をタップ

⑷ロック解除方法を選択してタップ

※機種によってはいきなり自分のパスワードを求められる場合もあります

⑸指紋を登録

まとめ

いかがでしたか?

スマートフォンのロックを指紋認証で強化し、

スマートフォンでを情報をうまく管理出来たら時間を有効活用できます。

ぜひ試してみてくださいね(*’ω’*)

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