ファイル管理やPDF操作を効率よく行う方法

こんにちはmiiです(^^

「コピー」「貼り付け」「切り取り」等、アプリの種類に関係なくよく行う操作は結構あります。

見方を変えれば、それだけ多くの時間を費やしている操作といってもいいでしょう。

これらのショートカットは「文書入力超時短テクニック①」で書いているので参考にしてみてください♪

1つ1つは、ほーんのわずかーな違いですが、その累積で作業の時間が大きく違って来ると思います。

今日はそんなファイル作成や管理、PDF操作に役立つテクニックを書いてみたいと思います。

●ファイルの作成作業で役立つショートカット

「Ctrl」 + 「P」 印刷

「Ctrl」 + 「F」 検索

「Ctrl」 + 「S」 文書の保存

「F12」     別名で保存

「Alt」 + 「F4」  アプリの終了

「Alt」 + 「Enter」プロパティーを開く

「Ctrl」 + 「N」    新規文書を開く

「Enter」はOK

「Esc」はキャンセル

これらは、何かを作成作業する際に、かなり役立ってくれるキー操作です。

マウス操作をしなくとも文書を作成しながら、キーボードで操作ができると作業効率が2倍にも3倍にも早くなります。

どんな文書を作成するにしても使える操作なので、作業しながら活用して覚えてみてくださいね(*’ω’*)

●ファイル管理で必須のショートカット

「delete」   ファイル削除

「F2」     ファイル名称の変更 

「Ctrl」 + 「Shift」 + 「N」 新規フォルダ作成

「Ctrl」+ファイル選択     複数ファイルの選択

ファイル(フォルダ)等を管理する際、マウスで右クリックをしてわざわざ操作したい動作一覧から選ぶのは何かと効率が悪いです。

特に、ファイルの名前を変更しようとしたのに、その下の削除をクリックしてしまい、ファイルがゴミ箱に消える・・なんてこともしばしば。

この4つの操作はファイルを管理する上で結構・・いや、かなり使えるキー操作です。

ファイルを削除するのは「delete」キー一発で消せます。

新規フォルダも、わざわざマウス操作で右クリックせずとも作成でき、更に名称変更は誤って削除してしまうリスクがなくなります笑

私にとってはかなりの時間短縮でした。

複数のファイル選択は「Ctrl」を押しながら、選びたいファイルをマウスでクリッククリック♪

いちいちひとつづつ選択をする必要がないのでかなり重宝します(^^♪

●PDF文書の表示操作

「Ctrl」+「Shift」+「+」 右90度表示を回転 

「Ctrl」+「Shift」+「-」 左90度表示を回転

「Ctrl」+「+」 拡大表示

「Ctrl」+「-」 縮小表示

複合機等でスキャンしてできたPDFが、縦の文書なのに横画面で表示・・何てことよくあります。

それをいちいち回転させるのは地味にめんどくさい作業です。

それがこのショートカットキーであれば出来ます。

拡大や縮小表示もショートカットでできるので是非試してみてください(*’ω’*)

●PDFの注釈機能を活用してみよう!

「PDFの注釈」ご存知ですか?

PDFで来た資料をチェックして口頭で変更を伝えたりすると、ミスが起こりかねません。

そこで、PDFの注釈機能を使います。

PDFに直接じゃないですが、自分のメッセージを書き込んだり、スタンプやボイスメッセージ等を添付する事が可能なのです。

①ツールバーの「注釈」ボタンをクリック。

②該当箇所をクリックすると注釈欄が出る。

③注釈欄を右クリック「プロパティー」でマークの変更が可能。

これであれば、どこを直してほしいか明確になるので、注釈を見ながら直せたり、

更に注釈欄にチェックボックスがついているので、作業が完了したらチェックを付けたらわかりやすくなります。

●PDFのハイライト表示の仕方

注釈の中の一部機能のになりますが、ハイライトも活用するともっと相手に伝わりやすくなります。

①ツールバーのハイライト表示をクリック。

②該当箇所をマウスでなぞる。

③ハイライト表示部分を右クリックして「プロパティー」から線の透明度や色が変更できる。

●まとめ

いかがでしたか?

パソコンを使用していると使ったことがないけど、使うととっても便利な機能がいっぱいあります。

特にPDFや、その他ファイルなどは、比較的どんな方でも扱う機会が多いかと思うので、知っておくと効率アップにつながります(*’ω’*)

ぜひ参考にしてみてくださいね✨

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