メールアプリを効率よく使うちょいわざ

こんにちはmiiです(^^

ビジネスシーンでも、プライベートでもよく使うのがメールアプリ。

webでのメルマガであったり、サイトの登録等はメールが必須にあるので、スマートフォンでもパソコンでもよくメールアプリを使用するって方は多いですよね。

Windowsにはもともと備え付けのメールアプリが存在します。

私はプライベート含め、全てのメールはそこで見れるように設定しているのですが、簡易的なアプリになるので、気兼ねのない相手とのやり取りや、すぐ見れる確認用にしています。

しっかりした仕事のやり取りなどはアウトルックで。

アウトルックのほうがメールとしての機能はたくさんあるので、しっかりとしたものを送りたい場合等はそちらのほうが使い勝手がいいのです(*’ω’*)

さて、このようにメールアプリの使い方や使っているアプリは人それぞれだとは思いますが、メール操作でも、効率のいい操作方法を知っておくと、何かと手間が省けたりします。

今日は、パソコンでメールを使用する際に、(一部を除いて)どんなアプリでも使えるちょい技を書いてみたいと思います。

●メールの返信&転送をキー操作だけで済ませる

左手はキーボード、右手はマウス操作の二刀流!

マウスはあくまでもスクロールに徹します。

まずはメールの送信で使えるショートカットキーがこちら。

「Ctrl」+「R」 返信
「Ctrl」+「F」 転送
「Alt」 +「S」 メールを送信
「Ctrl」+「Shift」+「R」 全員に返信

慣れるまでは、間違えた!

何てこともおこるかもしれないですが、これが出来ると効率がだいぶ良くなります。

メールを打ち込む流れの中で、送信操作が出来るからです。

あとはメールの入力中に使える安定のキー操作!「Tab」キー♪

入力欄の移動は「Tab」一つ上に行きたい場合は「Shift」+「Tab」

※このキー操作の詳細は「web検索の作業効率アップ!使えるショートカット操作②」を参照

●過去のメールは検索で見つける

「Ctrl」+「E」 検索ボックスのカーソル表示

結構前に来たメールを確認したいけど、どこにあるんだろう・・何てことありますよね(‘_’)

過去に来たメールをスクロールして探す。。何てことをいちいちやっていたら大変です。

そんな時は、検索ボックスからキーワードを入力して探してしまえばかなりスピーディーに見つかります。

●定型文の使いまわし上手の「署名」活用

実は、「署名」で登録できる文面は1つだけではない事をご存知でしたか?

私は知りませんでした・・笑

「署名」という名前に惑わされてっきり「名前等を入力しておく場所」だと勝手に思い込んでいたのです。決まりきった定型文等は「署名」を活用すると何度も文章を打つ手間が省けるので、とっても使えるかと思います。

作成メールのリボンにある「メッセージ」の挿入の区切りの所に「署名」というのがあります。

そこから複数の署名を登録する事が可能。

使用する際は、そこの中から使いたい定型文を選ぶだけで文章が反映されます。

ただし、Windows備え付けの簡易的なメールアプリで署名を使用する場合は、一つの署名しか登録できないので注意してください((+_+))

●標準で使うアプリの変更方法

自分がパソコン上で何かを検索したり、何かを見たりする際には、自分の使いたいアプリを選択して使用したりできます。

ただ、メールに添付されているURLを開く時、使いたいブラウザと違うブラウザが立ち上がったり、

添付されている写真を開く時、使いたいビューアーを違うビューアーが起動すると、また開きたいアプリで開く操作がめんどくさかったりします。

そんな時は標準で使うアプリを変更してしまいましょう。

スタートボタンをクリックし、「設定」→「システム」→「既定のアプリ」から変更が可能です。

この操作をしてしまえば、設定はそのままになります。

webのブラウザを変えた、とか写真のビューアー、音楽のプレーヤーで使いたいアプリがあるのであれば、既定のアプリに設定しておけば、例えどの状態からでも、使いたいアプリを使用する事が可能になります。

●まとめ

メールアプリのテクニック、いかがでしたか?

簡単な操作しかないのですが、これが結構時間の短縮になったりします。

私自身メールの送受信に結構な時間がかかっていたタイプで30分くらいかかっていたのですが、(かかりすぎ?)この作業で10分は短縮できまてますw

いや、本当に。!

慣れ等もあるかと思いますが、試してみる価値ありです(^^♪

ぜひ参考にしてみてくださいね✨

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